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Avant tout, commençons par noter que les tampons et les cachets des entreprises ne sont pas une obligation. Ils n’ont donc aucune valeur juridique. Par contre, ils jouent un grand rôle dans votre stratégie marketing.
C’est un outil simple et efficace pour transmettre des informations pertinentes sur votre entreprise. Mais alors, quelles sont les informations à indiquer sur le tampon de votre entreprise ? Que doit-on mettre sur le cachet d’une entreprise ? Où peut-on personnaliser ses tampons ? C’est ce que nous allons essayer de comprendre dans l’article qui suit. Alors, sans plus tarder, voici tout ce que vous devez savoir sur les tampons d’une entreprise.
Pourquoi créer un tampon pour son entreprise ?
Le tampon est apposé sur les différents documents d’une entreprise. En général, ce sont des documents qu’on transmet à ses fournisseurs, à ses clients, à ses collaborateurs… C’est pourquoi, les informations indiquées sur un tampon doivent être précis et pertinent, mais les entrepreneurs ont tendance à se perdre, surtout si c’est la première fois, alors, quelles sont les meilleures informations à indiquer sur un tampon ? En général, on précise :
- Le nom de l’entreprise,
- l’adresse exacte du siège social de la société,
- le numéro de téléphone,
- l’adresse mail / les comptes sur les réseaux sociaux,
- l’immatriculation de l’entreprise,
- le logo …
Si vous avez remarqué, ce sont les mêmes mentions qui doivent obligatoirement être indiquées sur les papiers officiels. C’est un moyen de rappeler à votre destinataire vos coordonnées.
Quels sont les atouts d’un tampon ?
Comme on a vu plus haut, le tampon d’une société (tout comme le cachet), présente des informations comme le nom de l’entreprise, son adresse, ses coordonnées, sa forme juridique… Donc, son principal atout et son rôle principal est de rappeler les informations qui sont déjà disponibles sur l’entête du papier officiel. Il permet donc de transmettre et rappeler.
Rappelons aussi qu’il n’est ni obligatoire, ni officiel, contrairement à la signature. En d’autres termes, il n’a aucune valeur juridique.
Quelles sont les informations obligatoires dans un document officiel ?
Les devis et les factures officielles d’une entreprise doivent avoir les mentions suivantes, indiquées au niveau de l’entête :
- Le nom de la société,
- son immatriculation,
- sa forme juridique,
- l’adresse du siège social,
- le code APE.
Les auto entrepreneurs doivent également indiquer la mention : TVA non applicable.
Des mentions qui concernent uniquement les sociétés étrangères
Si la société dispose d’un siège social à l’étranger, elle doit indiquer les mentions suivantes (en plus des mentions indiquées ci dessus) : la forme juridique, la dénomination sociale, le numéro d’immatriculation ainsi que le numéro de TVA.
Un tampon pour les professions libérales
Les professions libérales comme pour les infirmiers, les avocats, les médecins, les cuisiniers… peuvent rajouter quelques informations concernant leur métier. Par exemple, dans le tampon d’un médecin, on peut rajouter la mention « conventionné » ainsi que le numéro ADELI ou encore dans le tampon d’un avocat on peut par exemple, mentionner le barreau dans lequel il exerce, ainsi que ses spécialités (droit pénal, droit public, droit des familles…).
Comment choisir son modèle de tampon ?
Il existe plusieurs modèles de tampon sur le marché, chaque modèle a une utilité différente. Les tampons encreurs personnalisés vous permettent de mettre les informations qui vous intéressent en fonction de vos besoins. Les tampons dateurs sont des tampons qui vous permettent de dater vos documents professionnels, pour simplifier leur organisation. Ce genre de tampons vous permettent également d’ajouter une mention supplémentaire comme : payé, reçu le, confidentiel…
Nous avons également les tampons numéroteurs qui vous permettent de référencer les documents afin de les repérer plus facilement. Ils sont parfaits pour faciliter votre organisation (comme par exemple, organiser et réunir tous les documents d’un seul client ou d’une seule commande).
Si vous ne voulez pas vous perdre si vous êtes en déplacement, vous pouvez opter pour des tampons de poche qui sont des marqueurs idéaux pour vous simplifier la tâche en toutes circonstances, même si vous n’êtes pas au bureau.
Enfin, nous avons des tampons à encrage séparé qui sont utilisés de façon occasionnelle. Ils se présentent sous différentes couleurs afin de varier les informations sur vos différents papiers administratifs.
